Updates HROffice 2.0


Lees in dit blog alles over de nieuwe functionaliteiten.





Wat is er allemaal toegevoegd?


Dit zijn de functionaliteiten die op 11 december in zijn gegaan:


Nieuw


Verbeterde inzichten in resultaten

Via HROffice Insights nu verbeterde inzichten in resultaten van de recruitmentprocessen, gecombineerd met data vanuit analytics in een overzichtelijk dashboard.


Nieuw design talentpool overzicht

Het talentpool overzicht is nu helemaal over naar het nieuwe design en heeft uitgebreide filtermogelijkheden om snel het gewenste profiel te kunnen vinden.



Verbeteringen



Inzage in nieuwe e-mails

Bij het gebruik van de module “communicatiecentrum” is bij het icoontje in het menu weer zichtbaar hoeveel nieuwe e-mails klaar staan.



Bugs


Juiste velden voor het sollicitatieformulier

Bij het kopiëren van een vacature, werden niet de juiste velden voor het sollicitatieformulier overgenomen maar het standaard formulier voor een nieuwe vacature, dit is nu opgelost!


Zichtbaarheid handtekening in ontvangen e-mails

Bij het uploaden van logo’s en afbeeldingen in de handtekening kwamen deze wel naar voren in HROffice maar werden niet zichtbaar in de ontvangen e-mail, dit is nu opgelost!



Dit zijn de functionaliteiten die op 26 oktober in zijn gegaan:


Nieuw


Extra informatie beschikbaar bij vacature

Wanneer je op de functietitel klikt krijg je alle aanwezige informatie over de vacature. Hier zijn nu een grafiek en een diagram aan toegevoegd die inzicht geven in de hoeveelheid kandidaten door de looptijd van de vacature en welke dagen in de week het best hebben gepresteerd.


Nieuwe widget op dashboard met beoordelingen

Deze nieuwe widget geeft de vijf laatst binnengekomen beoordelingen weer van collega’s over de kandidaten.


Selectie kandidaten blijft onthouden

Voorheen werden geselecteerde kandidaten niet onthouden zodra je van pagina wisselde. Als je een dossier van een kandidaat opende en weer terug ging naar het overzicht, was ook de selectie vergeten.
Nu is het gewoon mogelijk om kandidaten te selecteren op verschillenden pagina’s en kan je ook dossiers in zonder dat het systeem de selectie loslaat.

Mijn profiel

De pagina waar je eigen gegevens kunt beheren, waaronder de handtekening en je wachtwoord, zijn vernieuwd en geheel in de nieuwe stijl van HROffice 2.0.

Button naar carrièrepagina

Mocht je gebruik maken van een carrièrepagina waarbij vanuit HROffice de voorkant tot zekere hoogte beheerd kan worden, is er nu een button beschikbaar naar de betreffende pagina om het resultaat direct te kunnen checken.


Verbetering


Uitbreiding koppeling AFAS

Doordat AFAS aanpassingen heeft doorgevoerd in de techniek waren wij genoodzaakt om hierin mee te gaan.
We hebben gelijk gebruik gemaakt van het moment om de koppeling uit te breiden. Alle aanwezige documenten van de kandidaat worden nu ook meegestuurd richting AFAS.

 


Bugs/problemen


Zwart scherm bij documenten tijdens feedback geven

We hebben meerdere meldingen binnengekregen van gebruikers die kandidaten moesten beoordelen maar de documenten niet gepresenteerd kregen en een zwart scherm zagen. Dit was een probleem met de caching en was dus heel simpel op te lossen door de cache te legen. Mocht je hier nog tegenaan lopen kan je op Ctrl + F5 klikken (tegelijk) en dan moet het opgelost zijn.

Niet mogelijk toegang te geven tot talentpool

Het probleem dat je bij een talentpool niet de mogelijkheid had om extra entiteiten toegang te geven tot de betreffende talenpool is inmiddels opgelost.


Verspringen van cursor bij het toevoegen van tekst aan een template tijdens email actie

We hebben meerdere meldingen binnengekregen van gebruikers die een template aan het bewerken waren tijdens een mail actie. De cursor schoot op dat moment steeds terug naar het begin.

Dit probleem is inmiddels verholpen.

Mocht je hier toch nog tegenaan lopen dan horen wij dit graag.


Dit zijn de functionaliteiten die op 13 augustus in zijn gegaan:


Bulk e-mail met vertraging

Het was al mogelijk om losse e-mails met vertraging te sturen en vanaf nu kan dit ook via de bulkacties.

Kalender (Interviews)

Het uitnodigen van kandidaten voor een interview is verbonden aan de kalender binnen HROffice.
De kalender was de afgelopen maanden alleen nog in de oude stijl. Deze kalender is nu helemaal vernieuwd.
Alle uitstaande interviews met kandidaten, inclusief status, worden hier bijgehouden met een directe link naar het dossier.


Rollen & Rechten

We hebben de rollen en rechten verbeterd door de verschillende onderdelen binnen de applicatie duidelijk te scheiden.
Voor sommige onderdelen kan je volledige toegang krijgen, voor andere onderdelen heb je het recht om te bewerken of alleen te bekijken.

Herkenning eerdere profielen

Vanaf nu is het in het overzicht van kandidaten al zichtbaar dat een kandidaat al aanwezig is in het account.
Deze herkenning (o.b.v. voornaam, achternaam en e-mailadres) was eerst alleen te zien door naar het dossier van de kandidaat te gaan.
Omdat veel klanten hebben aangegeven deze herkenning in het overzicht te willen hebben, hebben we dit ontwikkeld.

Cammio (Video interview)

Gebruikers van HROffice die ook met de video interviews van Cammio werken, hebben het volgende verzocht te ontwikkelen en dit is inmiddels beschikbaar.
Er is nu een mogelijkheid om via het filter in het overzicht van kandidaten, de kandidaten te scheiden die het video interview al hebben afgerond en de kandidaten waarbij het verzoek nog uit staat.


Dit zijn de functionaliteiten die op 25 juli in zijn gegaan:


Extra functionaliteiten


Notities vacatures

Vanaf heden is het mogelijk om bij vacatures notities aan te maken, zoals dat al mogelijk was bij kandidaten.
Naast de tekstnotities, welke onbeperkt toegevoegd kunnen worden, is het ook mogelijk om documenten op te slaan.

Kandidaten per pagina naar 48

Door de vele verzoeken om meer kandidaten op een pagina te krijgen, hebben we het aantal van 24 verhoogd naar 48.
Dit aantal is wel maximaal i.v.m. de meervoudige acties, waarvan er een aantal zijn, waarbij het niet handig is om dit voor een groter aantal tegelijk te doen.



Overige aanpassingen


Locatie bij uitnodigingen interview

Bij het uitnodigen van een kandidaat is het mogelijk om de locatie en de route naar de locatie mee te sturen.
Na het selecteren van een specifieke locatie (vestiging) in HROffice, werd altijd de hoofdvestiging meegestuurd, dit is nu opgelost!


Dit zijn de functionaliteiten die op 25 juni in zijn gegaan:


Aanpassingen vanwege GDPR


To do overzicht toestemming sollicitanten

We hebben voor jou overzichtelijk gemaakt welke sollicitanten je nog om (verlengde) toestemming dient te vragen voor het opslaan van persoonsgegevens. Het is vanaf nu mogelijk om automatisch een verzoekmail daarvoor te sturen. In het overzicht kun je in één oogopslag zien welke verzoeken uitgestuurd moeten worden, in behandeling zijn of al voldaan zijn.


Vereiste pincode voor het inzien van persoonsgegevens tijdens beoordelingen

Omdat het niet veilig is om persoonsgegevens te versturen per mail, hebben wij deze gegevens volledig geïntegreerd in ons HROffice systeem en beveiligd met een pincode. Wil je persoonsgegevens van een sollicitant doorsturen? Dan kun je per mail een link sturen die naar de online omgeving van HROffice leidt. In de mail staat een pincode die toegang geeft tot de beveiligde gegevens op de beoordelingspagina van de sollicitant in HROffice.


Mogelijkheid eigen privacyverklaring in sollicitantenformulier HROffice

Is jouw privacystatement op je persoonlijke sollicitantenformulier nog niet helemaal up to date? Of heb je nog geen persoonlijk privacystatement aangeleverd? Stuur deze dan naar support@hroffice.nl en wij zorgen ervoor dat deze bij je sollicitantenformulier komt te staan.


Overige aanpassingen


Duidelijk overzicht van jouw organisatiestructuur bij het opvoeren van vacatures

Vanaf nu is de structuur van jouw organisatie eenvoudig uit te lezen middels een puntensysteem. Elke sublaag staat direct onder de hoofdlaag en wordt aangegeven met een extra punt. Hierdoor valt de structuur gemakkelijk af te lezen.


Eenvoudig collega’s uitnodigen met iCall

*Terug van weggeweest*

Komt er een sollicitant op gesprek? Nodig dan gemakkelijk je collega’s bij het gesprek uit met iCall. In Outlook krijgt je collega direct een agendaverzoek en de afspraak komt na acceptatie in de algemene agenda te staan. Ook is het mogelijk om afspraakherinneringen te versturen. Zo is iedereen binnen de organisatie direct op de hoogte.


Plan je e-mails in met vertraging om ze later te verzenden

*Terug van weggeweest*

Heb je de mail voor je sollicitanten al paraat, maar is het nog niet het juiste moment om ze te versturen? Je kunt nu het verzenden van je mails inplannen, waardoor deze automatisch op een later tijdstip naar je kandidaten worden verstuurd. Handig bijvoorbeeld als je alvast een afwijzingsmail wilt schrijven, maar het nog te vroeg is deze te versturen.

Vacatures inladen vanuit lokale opslag

Naast vacatureteksten kopiëren en plakken of templates gebruiken, kun je ook weer vacatureteksten rechtstreeks importeren vanuit je lokale opslag.

Nieuwe inlogpagina

We hebben een nieuwe inlogpagina ontworpen die geheel past bij de nieuwe stijl. Bekijk de pagina hier.


Verbeteringen


Gearchiveerde vacatures kopiëren

Het is mogelijk om vacatures uit je archief te kopiëren en ze direct online te zetten in HROffice.

Geen automatische statusverandering na kandidaatsbeoordeling

Je kunt vanaf nu ook filteren op de status van beoordeling van de kandidaat, waardoor je in één oogopslag kunt zien welke kandidaten zich in welke fase bevinden. De drie fasen zijn ‘aangevraagd’, ‘gedeeltelijk’ en ‘afgerond’. Mocht je het zelf de kandidaatsstatus aan willen passen, kun je hier zelf een status kiezen. De status wordt niet meer automatisch aangepast na het doorsturen of het beoordelen van de kandidaat


Views toevoegen

Het is weer mogelijk om views toe te voegen. Deze views bevatten door jou ingestelde filters, waardoor je alleen de kandidaten ziet die voldoen aan de eigenschappen waar jij op wilt selecteren.


Juiste taal na inloggen (bugfix)

Door deze aanpassing krijg je nu meteen een Nederlands accounts te zien na inloggen op de Engelse inlogpagina.

Juiste primaire mailadres (bugfix)

Door deze aanpassing is het eerste mailadres dat tijdens het versturen van e-mails geselecteerd kan worden correct.


De functionaliteiten in werking zien?


Log nu in op HROffice!