Privacy Statement


Privacy statement HROffice


Inleiding

Dit is het privacystatement van HROffice (hierna: “HROffice”). HROffice faciliteert een volledig Recruitment en HR proces met modulaire HR oplossingen. Gebruikers van HROffice kunnen verschillende modules en diensten afnemen en zo hun eigen, modulair opgebouwde, recruitmentsysteem samenstellen en hun HR proces optimaliseren. HROffice is een HR SaaS oplossing. HROffice is een product van Adver-Online B.V. (hierna: “Adver”), gevestigd te (2105 MC) Heemstede, aan de Herenweg 55. Dit privacy statement ziet erop toe dat de persoonsgegevens die HROffice ontvangt van haar klanten (hierna: “Verwerkingsverantwoordelijke”) in het kader van de afname van één of meerdere online (HR) oplossingen via HROffice op de juiste wijze geschiedt. Adver is ‘Verwerker’ als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (AVG) voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Onder deze persoonsgegevens vallen niet de persoonsgegevens, die de Gebruiker zelf in de besloten webomgevingen van de diverse online (HR) oplossingen van HROffice invoert, opslaat of anderszins verwerkt. Voor de voorwaarden en waarborgen omtrent het verwerken van deze persoonsgegevens wordt – voor zover het gaat om de online (HR) oplossingen die door Adver worden aangeboden en door de Verwerkingsverantwoordelijke rechtstreeks bij Adver worden afgenomen – verwezen naar de Algemene Voorwaarden van HROffice en de Verwerkersovereenkomst. Waar de Verwerkingsverantwoordelijke via HROffice een (online) (HR) oplossing afneemt die rechtstreeks wordt aangeboden en uitgevoerd door een derde, kunnen (aanvullende) privacy voorwaarden van deze derde van toepassing zijn. Adver heeft geen invloed op de privacy voorwaarden van deze derden en adviseert de Verwerkingsverantwoordelijke in dat geval het privacystatement van de betreffende derden te raadplegen. Bij gebruikmaking van diensten van derden verwijst Adver te allen tijde naar de Algemene Voorwaarden van deze derde en zijn deze Algemene Voorwaarden van toepassing. Adver kan haar eigen privacystatement aanpassen. Het meest actuele privacystatement is altijd via de website van HROffice te raadplegen.

Verwerking van persoonsgegevens

Soorten persoonsgegevens

Bij een afname van één of meerdere online (HR) oplossingen via HROffice worden de navolgende persoonsgegevens (hierna: “Persoonsgegevens”) van de Gebruiker verwerkt: Zakelijke contactgegevens (NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer) van contactperso(o)n(en) bij Gebruiker, gebruikersnaam en wachtwoord.

Doeleinden verwerking

De Persoonsgegevens worden verwerkt voor de navolgende doeleinden:

  • het uitvoeren van de door de Gebruiker afgenomen dienstverlening;
  • om de online registraties uit te kunnen voeren en te beheren en toegang te kunnen verlenen tot gebruikersaccounts;
  • om Gebruiker te informeren over ontwikkelingen/wijzigingen ten aanzien van HROffice;
  • voor het toesturen van nieuwsbrieven van Adver en om de Gebruiker te informeren over nieuwe producten en diensten van HROffice (tenzij schriftelijk dan wel per mail door de Gebruiker wordt aangegeven dat geen prijs wordt gesteld op deze informatie/aanbiedingen);
  • naleving wet – en regelgeving. Geanonimiseerde gegevens worden gebruikt voor website-analyses.

Doorgifte aan derden

HROffice maakt gebruikt van externe partijen (sub-verwerkers), die in opdracht van Adver bepaalde services verlenen. Aan deze partijen worden Persoonsgegevens verstrekt, voor zover noodzakelijk ter uitvoering van de door Adver gegeven opdracht. HROffice wordt gehost door Adver-Online B.V., gevestigd te Heemstede en maakt gebruik van de Previder cloud, met servers in Nederland. Alle externe partijen die toegang hebben tot en beschikking hebben over Persoonsgegevens zijn (contractueel) verplicht tot geheimhouding daarvan – behoudens enig wettelijk voorschrift die hen tot mededeling verplicht of voor zover noodzakelijk ter uitoefening van de opgedragen taak – en het treffen van de nodige maatregelen tot een zorgvuldige verwerking en veiligstelling daarvan.

Beveiliging

HROffice spant zich tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om de Persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. De maatregelen bestaan tenminste uit de maatregelen als benoemd in de OWASP top 10. Werknemers van HROffice, die toegang hebben tot de Persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.

Cookies

De website van HROffice maakt gebruik van zogenaamde “cookies”. Lees meer hierover in ons cookie statement.

Bewaartermijnen

HROffice bewaart de Persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld en houdt zich ter zake aan de geldende wet- en regelgeving.

Recht op inzage, correctie

Gebruikers kunnen HROffice op elk gewenst moment via support@hroffice.eu verzoeken om inzage in of correctie van de eigen Persoonsgegevens.

Vragen, opmerkingen en klachten

Vragen, opmerkingen en/of klachten over dit privacy statement of de manier waarop HROffice de Persoonsgegevens verwerkt, kunnen kenbaar worden gemaakt per email via support@hroffice.eu.